Antes de continuar con la Gestión de Depósitos y con el fin de entender el funcionamiento de la misma, se hace necesario definir una serie de conceptos como son; Unidad de Instalación (en adelante U.I), tipos de U.I, Planta, pasillo y subsección.
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Unidad de Instalación: |
Forma parte de la Signatura e indica el lugar físico en que se encuentra ubicado el expediente o documento. Generalmente suele ser un código numérico.
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Tipos de U.I: |
(Caja, Libro, Disco compacto,etc.) Para la Gestión de Depósitos de AlbalaNET es especialmente útil conocer los tipos de U.I. y los metros que ocupan.
Los distintos tipos de U.I. dependen del tipo de documento que se pretenda conservar; un papel, un plano, un libro, una foto, etc.
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Planta, Pasillo y Subsección: |
Nos permiten identificar con exactitud en qué depósito (entendido cómo planta, sala, edificio, etc.) estante, balda y pasillo se encuentra la U.I que estamos describiendo.
La información facilitada formará parte de la Signatura. No obstante son elementos opcionales cuyo único fin es tener correctamente ubicadas las distintas U.I. |
Las herramientas de Gestión de depósitos proporcionan la siguiente información:
- Espacio libre total en metros
- Espacio ocupado total en metros
- U.I. en uso clasificadas por Tipos de U.I (cajas, cajones, libros, armarios, planos, discos, cintas, etc.)
- Huecos libres generados en el depósito tras la realización de expurgos, eliminaciones o transferencias
- Último número de U.I en uso por cada Tipo de U.I.