Creación y gestión de fondos: cuadros de clasificación y cuadros de organización
En este capítulo se definen todas las posibilidades que ofrece AlbalaNET en cuanto a la creación y mantenimiento de Cuadros propios y Mapa de fondos.
Antes es preciso definir algunos de los conceptos que serán manejados en este manual.
Actualmente AlbalaNET considera fondos al resultado de la clasificación y descripción de los fondos documentales custodiados en un centro de archivo. El resultado de la descripción de cada elemento documental (documento, expediente, serie, etc.) es denominado la “unidad de descripción”.
Para realizar la clasificación de los fondos documentales se permiten hasta un máximo de 26 niveles de descripción, divididos entre lógicos (23) y físicos (3). Los niveles físicos son aquellos que tienen una relación directa con la documentación física; documento, expediente y caja. Los niveles lógicos se corresponden con las agrupaciones intelectuales que se obtienen tras la labor de “clasificar” según diferentes criterios (funcionales, orgánicos, etc.), por ejemplo, el propio nivel de fondo, la sección, serie, etc.
En AlbalaNET existen dos tipos de fondos; propios y comunes. Los fondos propios son aquellos cuyos niveles lógicos pertenecen a un único centro de archivo, mientras que los fondos comunes son aquellos cuyos niveles lógicos son “comunes” o compartidos por varios centros de archivo.
Los niveles físicos, cualquiera que sea el caso, siempre serán propios del centro que los genera y gestiona.
Cada unidad de descripción o entrada correspondiente y ubicada en el cuadro de clasificación según su jerarquía o clasificación, es de entrada libre, o lo que es lo mismo, el sistema no establece ningún tipo de control sobre qué series o secciones se introducen, que denominaciones se utilizan, etc.
El término “estructura documental” se aplica al conjunto de entradas aplicadas y recogidas desde un cuadro de clasificación predeterminado para su uso a partir de un fondo.
Distintos “Cuadros de clasificación” (de cada fondo) pueden ser agrupados en un “Mapa de fondos”. El Mapa de fondos le permite agrupar los fondos documentales en virtud de los criterios organizativos que desee para el centro de archivo que esté gestionando.
Es posible definir un “Mapa de fondos”, que le permitirá englobar en un solo cuadro de organización todos los fondos que forman parte del sistema de archivos.
Cuadros de clasificación uniformes