Valoración, selección y expurgo
El menú de Valoración, selección y expurgo, posibilita las herramientas necesarias para la elaboración de propuestas de eliminación de las series documentales descritas en el sistema. Así mismo, permite elaborar los calendarios de conservación que permiten asignar a las diferentes series documentales los plazos de expurgo y/o transferencia.
Desde el menú de Valoración, selección y expurgo es posible elaborar la información pertinente a:
1. Elaboración de propuestas de evaluación documental que se componen de:
• Ficha descriptiva de las series documentales.
• Información administrativa y legal.
• Inventario de la serie documental.
2. Valoración de las propuestas de evaluación, para lo cual:
• es posible ampliar la información sobre las propuesta realizadas.
• es posible determinar qué series documentales o documentos serán finalmente eliminados o transferidos.
• es posible establecer periodos de transferencia / expurgo para las unidades físicas que integran la serie o agrupación documental.
3. Tramitación de la eliminación / expurgo, generando:
• Actas de eliminación.
• Eliminación física y lógica.
• Libros de registro.
Por otro lado permite la elaboración y gestión de Calendarios de conservación, generando Normas de conservación y seleccionando series documentales para la generación de cálculos de años y fechas de eliminación y / o transferencias.
El proceso de Valoración, selección y expurgo en AlbalaNET es entendido de la siguiente forma:
1. La unidad administrativa (centro de archivo) correspondiente elabora la propuesta de valoración, para lo cual completa la ficha descriptiva de la serie documental y elabora el inventario de dicha serie.
2. La Comisión de Valoración, selección y expurgo revisa la propuesta añadiendo la información legal y administrativa que estime conveniente y que proceda. Tras su estudio, aprueba o desaprueba la eliminación de la serie documental propuesta.
2.1. Si la propuesta de eliminación es aprobada se procede a su tramitación llevando a cabo la destrucción física de los documentos, generando un acta de eliminación que se almacena en el “Libro de Registro”.
2.2. Si se desaprueba la eliminación y se decide conservar la serie, esta será incorporada al “Calendario de conservación”
3. Para las transferencias, la Comisión de Valoración, selección y expurgo elabora al menos una vez al año el Calendario de conservación que sobre unas normas previas determina si una serie documental se ha de conservar, o de lo contrario, en qué periodo de años debe ser transferida.
Calendarios de conservación