Cómo añadir un archivo
Una vez que se encuentra en la ventana Archivos, haga
clic en el botón 
.
a) Identificación
1. En el campo “Nombre” escriba el nombre del archivo lo más completo posible. Dispone de un máximo de 255 caracteres. Este campo es obligatorio. p.e. Archivo del Museo Provincial de Ávila
2. En el campo “Codificación” escriba el código correspondiente al archivo que está añadiendo. Dispone de un máximo de 30 caracteres. Este campo es obligatorio y no admite duplicados ni espacios en blanco. p.e. 0000000001
3. En el campo “Nombres paralelos” escriba el/los nombre/s del archivo en otros idiomas; u otros nombres, acrónimos etc. Dispone de un máximo de 255 caracteres
4. En el campo “Grupos de archivos” seleccione el grupo al que pertenece el archivo que está añadiendo.
♦ si desea saber cómo añadir, modificar y eliminar grupos de archivos, consulte el apartado Cómo gestionar grupos de archivos de este mismo Capítulo
5. En el campo “Tipos de Archivo”, haga clic en el
botón 
para seleccionar el tipo de
archivo que le interese.
6. En el campo “Notas del nombre” escriba cualquier dato aclaratorio del nombre que no haya consignado anteriormente. Dispone de un máximo de 255 caracteres
b) Configuración
1. Seleccione el campo “Incluido en la gestión de depósitos” si el archivo que está añadiendo va a estar asociado en una gestión de depósitos e indique el depósito o depósitos con los que va a trabajar el archivo.
2. En el campo “Red de archivos” seleccione el valor que corresponda p.e. Red autonómica
3. En el campo "Gestión de usuarios" marque si el servicio está informatizado o no. Por defecto aparece marcado el valor No
4. En el campo "Descripción de fondos" marque si el servicio está informatizado o no. Por defecto aparece marcado el valor No
5. En el campo "Gestión documental" marque si el servicio está informatizado o no. Por defecto aparece marcado el valor No
6. Seleccione el campo “Asignar a cuadros uniformes” si ha decidido que los fondos que se describan en el centro de archivo pasen a formar parte de los cuadros uniformes del sistema
7. Seleccione el campo “Incluido en el mapa de fondos” si desea que los fondos creados en el centro puedan formar parte del cuadro de organización de los fondos del archivo
8. En el campo “Calendario asignado” seleccione el calendario que va a usar en el archivo. Este calendario será el que se use para calcular los plazos de los préstamos. Por defecto este campo tomará el valor Calendario por defecto
9. En el campo “Días de devolución” indique el número de días que va a permitir a la hora de realizar el préstamo de una unidad física.
10. En el campo “Depende jerárquicamente” seleccione “Si” o “No” dependiente si el centro tiene dependencia jerárquica de otro centro descrito en el sistema.
♦ Si ha marcado la opción “Si”, seleccione el centro de archivo de la lista que se le ofrece. Esta lista toma los valores a partir de los centros que han sido dados de alta previamente en el sistema
11. El campo “Permitir transferencias”. Seleccione este campo si va a permitir que el centro haga transferencias de salida a otros centros de archivo.
Al seleccionar este campo, se activa la opción “Aviso desde”. Introduzca la fecha para el aviso automático de existencia de transferencias pendientes. El formato de introducción es mm/aaaa.
Ejemplo:
Si ha determinado que el periodo de transferencias sea en abril de 2007, el aviso de transferencias aparecerá en su sistema a partir del 1 de abril de 2007, siempre y cuando existan documentos en el centro cuya fecha de transferencia sea igual o anterior al 31 de diciembre de 2006
c) Información
1. En el campo “Domicilio” escriba la dirección postal del archivo lo más completa posible
2. En el campo “Localidad” escriba la localidad cuando difiera del municipio
3. En el campo "Código Postal" seleccione el código postal que corresponda
4. En el campo "Área geográfica" seleccione el valor que corresponda. En este campo por defecto aparecerá el valor que haya seleccionado el administrador de AlbalaNET
5. En el campo “País” seleccione el país que corresponda. En este campo por defecto aparecerá el valor que haya seleccionado el administrador de AlbalaNET
6. En el campo "Comunidad Autónoma" seleccione la comunidad autónoma que corresponda. En este campo por defecto aparecerá el valor que haya seleccionado el administrador de AlbalaNET
7. En el campo “Provincia” seleccione la provincia que corresponda. En este campo por defecto aparecerá el valor que haya seleccionado el administrador de AlbalaNET
8. En el campo “Municipio” seleccione el municipio que corresponda. En este campo por defecto aparecerá el valor que haya seleccionado el administrador de AlbalaNET
9. En el campo “Teléfonos” escriba el/los número/s de teléfono/s del archivo. Para una mejor visualización de la información de este campo introduzca un retorno después de cada número de teléfono. Intente establecer un formato normalizado para facilitar la introducción de datos. p.e. prefijo espacio número: 91 1234567. Puede poner cualquier aclaración a continuación p.e. (centralita)
10. En el campo “Fax” escriba el/los número/s de fax. Para una mejor visualización de la información de este campo introduzca un retorno después de cada número de fax. Intente establecer un formato normalizado para facilitar la introducción de datos. p.e. prefijo espacio número: 93 1234567. Puede poner cualquier aclaración a continuación p.e. (Línea compartida. Llamar antes para que lo pongan)
11. En el campo “Correo electrónico”. escriba la/s dirección/es de correo electrónico de contacto. p.e. archivo@institucion.es
12. En el campo “Dirección WWW” escriba la dirección de la página web del archivo. p.e. www.institucion-archivo.es
13. En el campo “Estado” seleccione el Estado que corresponda. p.e. Chiapas. En este campo por defecto aparecerá el valor que haya seleccionado el administrador de AlbalaNET
14. En el campo “Departamento” seleccione el departamento que corresponda. En este campo por defecto aparecerá el valor que haya seleccionado el administrador de AlbalaNET
15. En el campo "Región" seleccione la región que corresponda. En este campo por defecto aparecerá el valor que haya seleccionado el administrador de AlbalaNET
16. En el campo “Titularidad” seleccione el valor que corresponda. Los 3 campos de titularidad están relacionados entre sí. En función del valor seleccionado en este campo, las opciones de titularidad 2 y 3 variarán
17. En el campo “Clasificación de Titularidad 2” seleccione el valor que corresponda. Los valores desplegados dependerán del valor seleccionado en el campo “Titularidad”
18. En el campo “Clasificación de Titularidad 3” seleccione el valor que corresponda. Los valores desplegados dependerán de los valores seleccionados en los campos “Titularidad” y “Clasificación de Titularidad 2”
19. En el campo "Otra Titularidad" indique la titularidad cuando no se ajuste a las opciones ofrecidas en los campos previos de titularidad
d) Historia
1. En el campo “Historia del archivo” escriba la historia del archivo
2. En el campo “Historia del edificio” escriba la historia del edificio
3. Fundación
3.1. En el campo “Fecha” indique la fecha de creación del archivo. El formato de introducción es dd/mm/aaaa.
3.2. En el campo "Normas" indique las normas relativas a la creación del archivo. Por ejemplo, Real Decreto 879/1987 de 23 de Abril
4. Supresión
4.1. En el campo “Fecha” indique la fecha de supresión del archivo. El formato de introducción es dd/mm/aaaa.
4.2. En el campo "Normas" indique las normas relativas a la supresión del archivo.
4.3. En el campo "Notas" indique toda la información de interés relativa a la supresión del archivo que no haya consignado hasta ahora.
5. En el campo "Observaciones" consigne cualquier información referente a la historia del archivo que no haya incluido en los campos anteriores.
6. En el campo “Estructura orgánica del archivo” indique la información relativa al organigrama del centro.
7. En el campo “Guía del archivo” consigne la información relativa a la/s guía /s del archivo
e) Localización
1. En el campo "Admisión" indique los requisitos de admisión que deben cumplir los usuarios del archivo
2. En el campo “Condiciones de consulta” indique las condiciones de consulta de los distintos fondos del archivo
3. En el campo “Condiciones acceso” indique las condiciones de acceso al archivo
4. Precios
4.1. En el campo “Fotocopias” escriba el precio unitario de las fotocopias. Dispone de un máximo de 4 dígitos.
4.2. En el campo “Fotorreproducciones” escriba el precio unitario de las fotorreproducciones. Dispone de un máximo de 4 dígitos.
4.3. En el campo “Microfilm” escriba el precio unitario de los microfilm. Dispone de un máximo de 4 dígitos.
4.4. En el campo “Fotografías” escriba el precio unitario de las fotografías. Dispone de un máximo de 4 dígitos.
4.5. En el campo “Certificados” escriba el precio unitario de los certificados. Dispone de un máximo de 4 dígitos.
4.6. En el campo “Compulsas” escriba el precio unitario de las compulsas. Dispone de un máximo de 4 dígitos.
5. En el campo "Horario de apertura" indique el/los horario/s de atención al público.
6. En el campo "Autoridad responsable" escriba el nombre y apellidos de la autoridad responsable del archivo
7. En el campo "Cargo" indique el cargo de la autoridad responsable del archivo
8. En el campo "Horario de cierre" indique los días en que el archivo permanece cerrado
9. En el campo "Fecha de nombramiento" indique la fecha de nombramiento. Dispone de 2 dígitos para el día, 2 para el mes y 4 para el año
10. En el campo "Fecha de cese" indique la fecha de cese. Dispone de 2 dígitos para el día, 2 para el mes y 4 para el año
f) Equipamiento
1. En el campo "Taller de restauración" seleccione “Sí” o “No” dependiendo de si existe o no un taller de restauración en su archivo. Por defecto aparece marcado el valor No
1.1. En el campo "Personal" especifique número y categoría profesional del personal del taller de restauración
1.2. En el campo "Equipamiento técnico" especifique el equipamiento del taller de restauración
2. En el campo "Servicio de reproducción documental" seleccione “Sí” o “No” dependiendo de si existe o no un servicio de reproducción documental en su archivo. Por defecto aparece marcado el valor No
2.1.En el campo "Personal" especifique número y categoría profesional del personal del servicio de reproducción documental
2.2.En el campo "Equipamiento técnico" especifique el equipamiento del servicio de reproducción documental
3. En el campo "Laboratorio microfilmación seleccione “Sí” o “No” dependiendo de si existe o no un laboratorio de microfilmación en su archivo. Por defecto aparece marcado el valor No
3.1. En el campo "Más información" indique cualquier información de interés sobre el mismo, equipamiento, personal etc
4. En el campo "Laboratorio fotográfico" seleccione “Sí” o “No” dependiendo de si existe o no un laboratorio de microfilmación en su archivo. Por defecto aparece marcado el valor No
5. En el campo "Servicio de biblioteca auxiliar" seleccione “Sí” o “No” dependiendo de si existe o no un servicio de biblioteca auxiliar en su archivo. Por defecto aparece marcado el valor No
5.1. En el campo "Más información" indique cualquier información de interés sobre el mismo, equipamiento, personal etc
6. En el campo "Otro equipamiento técnico" seleccione “Sí” o “No” dependiendo de si existe otro equipamiento técnico en su archivo. Por defecto aparece marcado el valor No
6.2.1. En el campo "Más información" indique cualquier información de interés sobre el mismo.
6.2.1. En el campo "Notas" indique cualquier información de interés sobre el equipamiento técnico que no haya consignado hasta ahora.
g) Informatización
1. En el campo "Equipamiento informático" indique cualquier información de interés sobre el mismo, cantidad de equipos, modelos, software etc.
2. En el campo "Tesauros" indique qué tesauros usa en su centro
3. En el campo "Otros" seleccione “Sí” o “No” dependiendo de si existen o no otros servicios informatizados. Por defecto aparece marcado el valor No
4. Servicios auxiliares
4.1. En el campo “Reprografía” marque la casilla si existe servicio de reprografía
4.2. En el campo “Restauración” marque la casilla si existe servicio de Restauración
4.3. En el campo “Biblioteca Auxiliar” marque la casilla si existe servicio de Biblioteca Auxiliar
5. En el campo "Notas" incluya toda la información de interés no consignada anteriormente
6. En el campo "Fecha de entrada de datos" aparecerá automáticamente la fecha de creación del registro
7. En el campo "Fecha de actualización de datos" aparecerá automáticamente la fecha de última modificación del registro
Cuando tenga introducidos todos los datos del archivo,
grábelos haciendo clic en el botón 
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Como gestionar grupos de archivos