Para la representación de la naturaleza y contenido de las piezas y/o agrupaciones documentales se definen una serie de atributos, a cuyo conjunto llamaremos desde ahora Unidad de descripción (U.D).
La Unidad de descripción puede estar constituida por el total de elementos descriptivos, o bien, cómo sucede en la mayoría de los casos, por un subconjunto de ellos que resulta suficiente para su identificación y localización. En cualquier caso, siempre habrá que definir un mínimo de elementos obligatorios. En AlbalaNET y con independencia del nivel en que nos encontremos, siempre serán de cumplimentación obligatoria los campos Título y al menos una de las Fechas (de Producción o Acumulación). Al margen de esto es posible establecer nuevos campos obligatorios desde el Módulo de Configuración.
En total la norma define 26 elementos de descripción distribuidos por áreas cómo sigue:
3.1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN
3.1.1. Código de referencia
3.1.2. Título
3.1.3. Fechas
3.1.4. Nivel de descripción
3.1.5. Volumen y soporte de la unidad de descripción (cantidad, tamaño o dimensiones)
3.2. ÁREA DE CONTEXTO
3.2.1. Nombre del o de los Productor(es)
3.2.2. Historia Institucional / reseña biográfica
3.2.3. Historia archivística
3.2.4. Forma de ingreso
3.3. ÁREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA
3.3.1. Alcance y contenido
3.3.2. Valoración, Selección y Eliminación
3.3.3. Nuevos Ingresos
3.3.4. Organización
3.4. ÁREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACIÓN
3.4.1. Condiciones de acceso
3.4.2. Condiciones de reproducción
3.4.3. Lengua / escritura(s) de la documentación
3.4.4. Características físicas y requisitos técnicos
3.4.5. Instrumentos de descripción
3.5. ÁREA DE DOCUMENTACIÓN ASOCIADA
3.5.1. Existencia y localización de los documentos originales
3.5.2. Existencia y localización de copias
3.5.3. Unidades de descripción relacionadas
3.5.4. Nota de publicaciones
3.6. ÁREA DE NOTAS
3.6.1. Notas
3.7. ÁREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN
3.7.1. Nota del archivero
3.7.2. Reglas o normas
3.7.3. Fecha(s) de la(s) descripción(es)
En AlbalaNET se presentan muchos de éstos elementos divididos en subcampos para facilitar la introducción de datos. Además se han añadido algunos campos no contemplados en las normas, y las autoridades.
1. IDENTIFICACIÓN / REFERENCIA
1.1. Título
1.1.1. Código de clasificación
1.2. Título Controlado
1.3. Fechas
1.3.1. Producción
o Primera
o Última
o Archivística
1.3.2. Acumulación
o Primera
o Última
o Archivística
1.4. Volumen
o Cantidad
o Unidad de medida
1.5. Soporte
1.6. Código de referencia
1.6.1. País
1.6.2. Provincia
1.6.3. Lugar
1.6.4. Depósito
1.6.5. Signatura:
- Pasillo
- Subsección
- Tipo de U. de Instalación
- U. Instalación
- Subdivisión
- Nº de orden
1.7. Información adicional de código de referencia
1.8. Código de referencia antiguo
2. CONTEXTO
2.1. Productor
2.2. Historia institucional
2.3. Historia archivística
2.4. Forma de ingreso:
2.4.1. Información adicional
2.4.2. Organismo / archivo Origen
2.4.3. Fecha de entrada
3. CONTENIDO
3.1. Alcance y contenido
3.1.1. Tipología documental
3.1.2. Tipo de Documento
3.2. Valoración, selección y expurgo
3.2.1. Información adicional
3.3. Nuevos ingresos
3.4. Organización
4. ACCESO
4.1. Condiciones de acceso al documento
4.1.1. Situación jurídica
4.1.2. Información adicional
4.2. Condiciones de reproducción
4.2.1. Derechos de autor
4.2.2. Copyright
4.3. Lengua
4.4. Escritura
4.5. Instrumentos
4.6. Características físicas
4.6.1. Estado de conservación
5. DOC. ASOCIADA
5.1. Existencia y localización de originales
5.2. Existencia y localización de copias
5.2.1. Existen copias
5.2.2. Tipo de copia
5.2.3. Información adicional
5.3. U. D. Relacionadas
5.4. Nota de publicación
5.5. Bibliografía
6. NOTAS / DESCRIPTORES
6.1. Notas
6.2. Descriptores de personas y familias
6.3. Descriptores de instituciones
6.4. Descriptores geográficos
6.5. Descriptores de materias
6.6. Años de Transferencia
6.7. Años de eliminación
6.8. Fecha de transferencia
6.9. Fecha de eliminación
7. CTRL. DESCRIPCIÓN
7.1. Nota del archivero
7.2. Reglas o normas
7.3. Fuentes
7.4. Fecha de la descripción
7.4.1. Creación
7.4.2. Actualización
7.5. Clave de acceso